Operationele Planning

Frictie in Operationele Uitvoering

Frictie, zoals geïdentificeerd door de militaire strateeg Clausewitz, treedt op bij het vertalen van strategie naar actie in complexe omgevingen. Drie belangrijke ‘gaps’ veroorzaken deze frictie:

• Kennisgap: Het verschil tussen wat we weten en wat we willen weten.
• Afstemmingsgap: Het verschil tussen wat we willen dat mensen doen en wat ze daadwerkelijk doen.
• Effectengap: Het verschil tussen wat we willen bereiken en wat er daadwerkelijk gebeurt.

Om deze uitdagingen aan te pakken, pleit het hoofdstuk voor het toepassen van de doctrine van Auftragstaktik: het delegeren van verantwoordelijkheid en het bieden van autonomie binnen duidelijke kaders. Dit bevordert proactiviteit en innovatie.

Leiden door Intentie

Door te focussen op gewenste uitkomsten in plaats van gedetailleerde instructies, kunnen organisaties teams de vrijheid geven om creatieve oplossingen te vinden. Dit vereist:

1. Kennisgap dichten: Teams ontvangen duidelijke doelstellingen met betekenisvolle beperkingen, zoals technische richtlijnen.
2. Afstemmingsgap verkleinen: Teams worden betrokken bij het bepalen van de aanpak en krijgen een stem in het beslissingsproces.
3. Effectengap reduceren: Teams krijgen autonomie om plannen aan te passen op basis van feedback.

Een voorbeeld hiervan is het OKR-framework, waarmee teams doelstellingen koppelen aan meetbare resultaten, gericht op bedrijfsimpact in plaats van uitvoer.

Feedbackloops en Leren

In een veranderlijke omgeving moeten organisaties flexibel blijven. Regelmatige evaluatie via feedbackloops op strategisch, tactisch en operationeel niveau helpt bij het bijsturen van plannen. Het hoofdstuk introduceert twee belangrijke modellen:

• PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act): Gericht op iteratieve verbetering en leren door doen.
• OODA-lus (Observe-Orient-Decide-Act): Ontworpen om snel te reageren op veranderingen in de omgeving.

Deze modellen zijn complementair; PDCA is geschikt voor operationele uitvoering, terwijl OODA wordt gebruikt voor strategische aanpassingen.

Operationeel Plannen en Portfoliobeheer

Operationele planning vertaalt tactische initiatieven in concrete acties, met aandacht voor prioritering en resourcebeheer. Het proces omvat:

1. Opsplitsen van grote initiatieven: Complexe projecten worden verdeeld in kleinere, beheersbare delen.
2. Prioritering van acties: Gebaseerd op strategische doelen en urgente bedrijfsbehoeften.
3. Oplossingsontwerp: Technische details worden uitgewerkt, variërend van eenvoudig tot complex, afhankelijk van het probleem.

Een operationeel plan omvat een jaarkalender met bijbehorende budgetten en een overzicht van bedrijfsresultaten.

Praktisch Voorbeeld: Klantloyaliteit Verbeteren

Een e-commercebedrijf met een dalende klanttevredenheid illustreert de toepassing van de besproken concepten:

• Strategisch doel: NPS verhogen van -21 naar 30 en TrustScore verbeteren van 3,2 naar 4,2.
• Tactische initiatieven: Bijvoorbeeld het automatiseren van retourprocessen en verbeteren van voorraadbeheer.
• Operationele projecten: Concrete acties zoals het implementeren van een barcodesysteem in magazijnen en integratie van een klantenserviceplatform.

De resultaten worden continu geëvalueerd en aangepast aan nieuwe inzichten en veranderende omstandigheden.

De Weg Naar Succes

Het hoofdstuk benadrukt dat plannen slechts een startpunt zijn; de waarde ligt in het proces van planning zelf. Organisaties moeten flexibel zijn en hun strategie voortdurend afstemmen op veranderende interne en externe omstandigheden. Feedbackloops zorgen voor een iteratieve benadering, waarbij teams leren van elke stap en hun acties verbeteren.

Conclusie

Hoofdstuk 13 biedt een uitgebreide gids voor het vertalen van strategie naar actie. Door gebruik te maken van intentiegericht leiderschap, feedbackloops en dynamische planning, kunnen organisaties niet alleen reageren op veranderingen maar ook anticiperen op toekomstige uitdagingen. Het kernprincipe is dat plannen adaptief moeten zijn, met leren en verbeteren als fundament. Dit leidt niet alleen tot betere operationele resultaten maar versterkt ook de strategische slagkracht van de organisatie.