Gezien de cruciale rol van organisatie agility bij het behalen van een duurzaam concurrentievoordeel, moeten bedrijven de kennis en vaardigheden opbouwen om intern de effectiviteit van hun organisatiestructuur te evalueren en indien nodig hun organisaties te herstructureren om dingen anders te doen. 

Wat is de rol van de organisatiestructuur bij het versterken van organisatie agility? 

1. Inleiding

Steeds competitievere en veelzijdige zakelijke omgevingen, vaak aangeduid als VUCA-omgevingen (volatile, uncertain, complex, and ambiguous), vereisen dat organisaties zich aanpassen door strategieën snel te implementeren en middelen effectief toe te wijzen als reactie op kansen en uitdagingen op wereldwijde en lokale markten. Een VUCA-wereld benadrukt het belang van het ontwerpen van ambidextere organisaties, oftewel organisaties die twee tegengestelde kwaliteiten in balans kunnen brengen:

• Aanpassingsvermogen (adaptability): Gericht op de toekomst, met het vermogen om te reageren op verandering, wendbaar te zijn en vooruitgang te boeken.
• Afstemming (alignment): Gericht op het optimaliseren van het heden door bestaande ideeën te benutten en markten te exploiteren.

Een organisatie die beide kwaliteiten succesvol combineert, wordt als agile beschouwd en behaalt hierdoor een aanzienlijk concurrentievoordeel. Het bereiken van deze wendbaarheid is een drijvende kracht voor organisaties die hun time-to-market willen verkorten, innovatie willen stimuleren en complexiteit willen aanpakken.

2. Dynamische vaardigheden in Agile Organisaties

Toch hebben bedrijven vaak de neiging om efficiëntie en stabiliteit te benadrukken ten koste van aanpassingsvermogen en wendbaarheid, omdat deze aanpak directe en betrouwbare opbrengsten oplevert tegen redelijke kosten. Veel organisaties passen praktijken toe die niet verenigbaar zijn met de eisen van een dynamische omgeving.Voorbeelden van conflicten tussen theorie en praktijk:

• Stabiliteit versus flexibiliteit: Organisaties nemen medewerkers aan met vaste contracten en strikt gedefinieerde functiebeschrijvingen voor efficiëntie en stabiliteit, maar verliezen hierdoor flexibiliteit en aanpassingsvermogen.
• Vertragende besluitvorming: Interne besluitvormingsprocessen worden vaak vertraagd door institutionele mechanismen, wetgeving en invloed van sociale partners, wat snelle aanpassingen belemmert.
• Scrum is niet genoeg: Veel organisaties schakelen over van traditionele watervalmethoden naar Scrum om meer agile te worden. Echter, Scrum is slechts een raamwerk voor productontwikkeling en biedt geen volledige organisatie agility. Zonder veranderingen in organisatiestructuur, processen en leiderschap blijft de transformatie oppervlakkig.

Belangrijk inzicht:

Echte organisatie agility vereist een diepgaande verandering in kennisbeheer, leiderschapsstijl, communicatie, besluitvorming, governance, teamopbouw, roltoewijzing en de algehele mindset binnen de organisatie.

De Drie Kerncompetenties van Dynamische vaardigheden

• Sensing (Waarnemen):
  Continu monitoren van externe omgevingen (zoals markttrends en sociale ontwikkelingen) en interne factoren (zoals personeelsgroei en R&D-resultaten) om relevante veranderingen te identificeren en te beoordelen.
• Seizing (Benutten):
  Het vermogen om omgevingsveranderingen nauwkeurig te interpreteren en hier adequaat en tijdig op te reageren. Dit omvat het snel aanwenden van middelen om kansen te benutten.
• Transforming (Transformeren):
  Het vermogen van een wendbare organisatie om activiteiten te coördineren, middelen te herstructureren en zich opnieuw te configureren om waarde te maximaliseren. Hierbij hoort ook het aanpassen en reorganiseren van het personeelsbestand.

Organisatorische Implicaties van Dynamische vaardigheden

De toepassing van dynamische vaardigheden binnen organisaties vereist vier onderling afhankelijke elementen:

1. Flexibele structuren:
   Organisatiestructuren die snel kunnen worden aangepast aan veranderingen.
2. Snelle besluitvorming en effectief bestuur:
   Een governance-model dat snelle en juiste beslissingen bevordert.
3. Een dynamisch personeelsmodel:
   Een organisatiestructuur die medewerkers motiveert, passie stimuleert en inzetbaarheid verhoogt.
4. Agile prestatiemanagement:
   Systemen die prestaties meten en verbeteren op een manier die agility ondersteunt.

3. Organisatieontwerp: paradigma's en frameworks

Het onderzoek naar de relatie tussen omgevingskenmerken en organisatiestructuur heeft geleid tot de identificatie van twee belangrijke soorten organisatieontwerp:

1. Mechanistisch ontwerp:
   • Geschikt voor stabiele en voorspelbare omgevingen
   • Kenmerken:
     • Sterk hiërarchische structuur
     • Gecentraliseerde besluitvorming
     • Veel formele regels en procedures
     • Nauw gedefinieerde functies en afdelingen
     • Beperkte communicatielijnen
2. Organisch ontwerp:
   • Geschikt voor dynamische en complexe omgevingen (VUCA)
   • Kenmerken:
     • Flexibele en platte organisatiestructuren
     • Gedecentraliseerde besluitvorming
     • Lage mate van formalisatie
     • Sterke nadruk op samenwerking en aanpassingsvermogen

Van de Machine-Metafoor naar de Organisme-Metafoor

De opkomst van de digitale revolutie heeft geleid tot een paradigmaverschuiving in organisatieontwerp. Bedrijven verlaten het klassieke beeld van de organisatie als een "machine" en zien deze steeds meer als een levend organisme.

• De "machine" staat voor voorspelbaarheid, standaardisatie en controle.
• Het "organisme" staat voor flexibiliteit, samenwerking en continue evolutie.

In het licht van de uitdagingen die gepaard gaan met digitale transformatie, complexiteit en snelheid van verandering, is organisatie agility een van de topprioriteiten voor bedrijven geworden.

Conclusies en Implicaties voor de Praktijk

1. Organisatie-agility als strategisch voordeel: Wendbare organisaties kunnen beter inspelen op snel veranderende marktomstandigheden en behalen daardoor een duurzaam concurrentievoordeel.
2. Balans tussen stabiliteit en flexibiliteit: Organisaties moeten een balans vinden tussen behoud van kernstructuren (voor efficiëntie) en de mogelijkheid om flexibel te reageren op veranderingen.
3. De rol van dynamische vaardigheden: Organisaties die effectief gebruik maken van sensing, seizing en transforming hebben een grotere kans om zich succesvol aan te passen aan dynamische marktomstandigheden.
4. Het belang van cultuur en leiderschap: Agile organisaties vereisen een cultuur van samenwerking, open communicatie en leiderschap dat gericht is op continue verbetering en innovatie.

4. Agile Organisaties als Levend Organisme: De Kerninzichten

Agile organisaties functioneren als levende organismen: ze kunnen zich snel mobiliseren, zijn wendbaar, hebben de bevoegdheid om actie te ondernemen en maken het gemakkelijk om te handelen. Deze organisaties zijn geëvolueerd om te gedijen in een onvoorspelbare, snel veranderende omgeving. Ze combineren stabiliteit en dynamiek en hebben een structuur die zowel robuust als flexibel is. 

De nieuwe agile organisatie is ontworpen om het volgende te bereiken:

1. Waarde creëren samen met en voor alle belanghebbenden: Door de overvloed aan beschikbare kansen en middelen te herkennen, cocreëert de organisatie waarde in samenwerking met haar stakeholders.
2. Werknemers in staat stellen om volledig betrokken te zijn: Werknemers zorgen voor elkaar, bedenken inventieve oplossingen en leveren uitzonderlijke resultaten dankzij duidelijke verantwoordelijkheden.
3. Onzekerheid omarmen en risico’s minimaliseren: Agile organisaties proberen snel nieuwe dingen uit, minimaliseren risico’s en verbeteren hun aanpassingsvermogen door voortdurend te evolueren en onzekerheid en ambiguïteit te accepteren.
4. Werknemers machtigen om volledige verantwoordelijkheid te nemen: Werknemers worden aangemoedigd om initiatief te nemen en voelen zich zeker in hun rol om de organisatie te sturen richting haar missie en visie.
5. Klantgericht werken en flexibel inspelen op veranderingen: Agile organisaties zijn klantgericht, passen zich vloeiend aan omgevingsveranderingen aan en hanteren een open, inclusieve en niet-hiërarchische structuur.

5. Organisatieontwerp als middel voor wendbaarheid

Organiseren wordt gezien als een probleemoplossend proces waarbij oplossingen gevonden moeten worden om efficiëntie en flexibiliteit in balans te brengen, wat een universele uitdaging is voor organisaties. Volgende Figuur geeft de ontwerpkarakteristieken van een Agile organisatie weer:

Organisatie agility kan niet los worden gezien van organisatorische elementen zoals:

• Structuur
• Roltoewijzing
• Cultuur
• Technologie
• Processen
• Motivatie
• Coördinatie

Deze benadering kan inzicht bieden in welke combinaties van organisatorische elementen wendbaarheid bevorderen 

6. Framework om de transformatie naar organisatie agility te ondersteunen

De volgende Figuur is een voorstelling van het Star Model dat werd aangepast als framework om deze complexe transformatie te ondersteunen.

Belangrijkste inzichten:

• Agile organisaties functioneren als netwerken van teams in plaats van hiërarchieën.
• Snelheid, flexibiliteit en innovatie staan centraal.
• Organisatieontwerp is gericht op actie, samenwerking en continue verbetering.

De toekomst van agile organisaties:

• Organisaties moeten zich aanpassen aan een wereld waarin snelheid en innovatie cruciaal zijn voor succes.
• Wendbaarheid is niet alleen een organisatorisch kenmerk, maar een strategisch voordeel.
• Bedrijven die succesvol agile praktijken implementeren, weten een balans te vinden tussen stabiliteit en dynamiek.

Eindconclusie:

De transitie naar een agile organisatie is complex maar noodzakelijk in een steeds veranderende wereld. Succesvolle organisaties investeren niet alleen in technologie en processen, maar ook in cultuur, leiderschap en betrokken medewerkers. Deze bedrijven zijn veerkrachtiger, innovatiever en beter voorbereid op toekomstige uitdagingen.